Personvernerklæring

Personvernerklæring for Boligmappa

Denne personvernerklæringen ble publisert 11. mai 2018.

I Boligmappa tar vi personvern på alvor. Det betyr at det er du som bruker Boligmappa som har kontroll over dine personopplysninger.

Denne personvernerklæringen har vi laget for å gjøre det enklere å forstå hvilke personopplysninger vi innhenter, hvorfor de innhentes og hvordan de brukes og deles.

 

Hvilke typer personopplysninger innhenter Boligmappa?

  • Personopplysninger vi mottar fra tredjeparter
    Vi får grunnleggende personopplysninger, som personnummer og navn, gjennom BankID og tjenester levert av Ambita AS. Ambita er synkronisert mot matrikkel og grunnbok. Ambita er heleid av Nærings- og fiskeridepartementet og er også største eier av Boligmappa med 88 % eierandel. Hvis du registrerer deg hos en partnerapplikasjon som er integrert med Boligmappa (det vil si en annen tjeneste/nettsted som har Boligmappa som en del av sin tjeneste/nettsted) kan vi få personopplysninger som personnummer, navn og e-postadresse. Personopplysningene bruker vi kun til å identifisere deg for å kunne finne informasjonen registrert på din eiendom. E-postadressen kan brukes til å varsle deg om avbrudd i selve tjenesten eller ved viktige endringer i våre vilkår.
  • Personopplysninger vi mottar fra deg
    Når du registrerer deg i Boligmappa spør vi etter e-postadresse og telefonnummer. Det gjør vi for å opprette din Boligmappe-profil. E-postadressen er den eneste obligatoriske opplysningen vi må ha for å registrere deg i Boligmappa.

 

Hvordan bruker vi informasjonen?

Vi bruker informasjonen vi innhenter fra alle våre tjenester til å forbedre opplevelsen av Boligmappa.

Vi bruker personnummeret til å identifisere deg og eiendommen(e) som er registrert på deg i Eiendomsregisteret hos Statens kartverk (matrikkelen). Vi mottar personnummeret når du logger på med BankID.

Vi bruker e-postadressen til å sende viktige informasjon og varsler, slik som systemvarslinger for vedlikehold, oppdatering av retningslinjer og velkomst-e-post ved første gangs innlogging. Navnet ditt kan vises i Boligmappa til andre eiere (hjemmelshavere) av en eiendom, i tilfeller der du er én av flere eiere av en/flere eiendom(mer). Vi ber om samtykke fra deg før vi bruker opplysningene til andre formål enn de som er nevnt i denne personvernerklæringen.

 

Hvordan deles denne informasjonen?

Eiendomsinformasjon vi mottar fra Statens kartverk deles med fagfolk (håndverkere, el-tilsyn, eiendomsmeglere etc.) når de skal innhente denne typen informasjon. Eiendomsinformasjonen inneholder ikke andre personopplysninger enn navnet ditt, som allerede er offentlig tilgjengelig via Statens kartverk.

  • Integrasjonspartnere
    I Boligmappa kan du kontakte håndverkere og andre fagfolk. Fagfolk kan kontakte deg tilbake om du gir eksplisitt samtykke til å dele adresse og telefonnummer. Fagfolk kan koble til Boligmappa-systemene ved å bruke en av våre integrasjoner.
  • Deling av eiendom
    Du kan dele eiendommen din sin boligmappe med andre Boligmappa-brukere, for eksempel i forbindelse med et salg. Hvis du klikker “Interessert” i listen over delte eiendommer, deles personopplysninger som navn, e-postadresse og telefonnummer med eieren av eiendommen. Dette må du aktivt gi samtykke til. Det hjelper eieren med å identifisere hvem som er interessert i eiendommen hans/hennes.

 

Boligmappas partnerapplikasjoner

Du kan også få tilgang til Boligmappas tjenester via en partnerapplikasjon (det vil si annen tjeneste/nettsted som har Boligmappa som en del av sin tjeneste/nettsted, slik som for eksempel Digipost). Du må gi samtykke via partnerapplikasjonen for å få tilgang til Boligmappa sine tjenester.

Vi deler ikke personopplysninger med våre partnerapplikasjoner.

 

Ekstern behandling

Vi gir personopplysningene du har registrert hos oss kun til våre betrodde databehandlere for at de skal behandle dem for oss, basert på våre instruksjoner og i samsvar med våre retningslinjer for personvern og andre hensiktsmessige konfidensialitets- og sikkerhetstiltak. Alle bedrifter som behandler personopplysninger på vegne av oss er underlagt databehandleravtaler som er i samsvar med GDPR-forordningen. I tillegg benytter vi standard avtaleklausuler som er godkjent av EU-kommisjonen, og benytter rutiner i samsvar med EU-rett for å legitimere overføring av opplysninger fra EØS til andre land. Våre tiltrodde databehandlere behandler Boligmappas opplysninger kun til formål vi har avtalt. Det inkluderer, men er ikke begrenset til, programvareutvikling, støtte og vedlikehold, håndtering av kundeservice, feilrettinger og tjenester tilknyttet datalagring (også i skyen).

 

Hvordan kan du administrere dine personverninnstillinger?

Vi har opprettet nye personverninnstillinger og verktøy for å gjøre det enklere for deg å administrere personopplysningene dine. Vi har også gjort flere endringer for å bedre beskytte personopplysningene dine og imøtekomme GDPR (ny personvernforordning fra EU).

Dette kan du nå gjøre når du har logget deg inn på boligmappa.no, klikket på navnet ditt øverst til høyre og klikket på knappen som heter personverninnstillinger:

  • Behandle personverinnstillingene dine
    Du kan se gjennom og endre personopplysninger som navn, e-post og telefonnummer. Du kan ikke endre navnet ditt direkte selv. Vi får navnet ditt fra Ambita AS eller BankID. Hvis navnet ditt er oppdatert hos Ambita AS eller BankID, kan vi oppdatere det. Ellers må du kontakte Ambita AS eller BankID.
  • Laste ned dine personopplysninger
    Du kan når som helst laste ned en kopi av personopplysningene du deler med Boligmappa.
  • Administrere dine samtykker
    Du kan bestemme hvilken informasjon du vil dele med oss for å forbedre Boligmappa-opplevelsen. Dette kan du gjennomgå under “Administrer samtykker”.
  • Slette personopplysningene dine
    Du kan slette din bruker hos Boligmappa. Da kan du ikke lenger bruke noen av Boligmappas tjenester, og kontoen og personligopplysningene går tapt. Sletting av kontoen sletter ikke eiendommen(e) eller dokumentene som er lastet opp på eiendommen(e) av fagfolk. Dokumenter som er sendt inn av håndverkere og andre fagfolk er lagret på din eiendoms gårds- og bruksnummer, ikke din person. Vi må lagre denne informasjonen, slik at den er tilgjengelig for andre hjemmelshavere (eiere), fremtidige eiere og for å sikre håndverkerens egen historikk.

Dette skjer når du sletter Boligmappa-kontoen din:

  • Personopplysningene dine, dvs. e-postadresse, telefonnummer slettes umiddelbart.
  • Profilen slettes fra Boligmappa-applikasjonen.
  • Personnummer og personlige dokumenter som ligger på det “Personlige området” slettes innen 3 måneder. Vi beholder de personlige dokumentene dine i inntil 3 måneder for å forhindre tap av opplysninger hvis du sletter kontoen din ved en feil, eller hvis du ombestemmer deg og registrerer deg hos Boligmappa igjen innen 3 måneder.
  • Du kan få tilgang til Boligmappa gjennom våre partnerapplikasjoner. Hvis du sletter Boligmappa-kontoen din, kan du også miste Boligmappas tjenester som partnerapplikasjonene tilbyr. Du må registrere deg igjen for å få tilgang til tjenestene.
  • Personopplysningene som ligger på sikkerhetskopier og i loggfiler slettes innen 1 år.

 

Når gjelder personvernerklæringen?

Vi vurderer jevnlig at vi er i samsvar med denne personvernerklæringen. Vi følger også norsk lov om vern av personopplysninger, innbefattet EUs forordning for personvern (GDPR). Disse retningslinjene gjelder alle de av våre applikasjoner og tjenester som behandler Boligmappa-brukernes personopplysninger, men utelukker tjenester som har egne retningslinjer for personopplysninger som ikke innlemmer disse retningslinjene. Disse retningslinjene gjelder for behandling av personopplysninger som tilbys av partnerapplikasjoner som tilbyr Boligmappas tjenester. Våre retningslinjer for personvern dekker ikke informasjonspraksisen til andre virksomheter og organisasjoner som annonserer eller bruker tjenestene våre.

 

Hvordan får du vite om endringer i personvernerklæringen?

Retningslinjene for personvern kan endres og vil da bli oppdatert på denne siden. Du skal da motta et varsel, slik at du kan se gjennom endringene. Du kan også lese tidligere versjoner av våre retningslinjer for personvern. Før vi gjør endringer i retningslinjene som i stor grad påvirker samtykker du har gitt oss eller den påtenkte hensikten med behandlingen av personopplysningene dine, vil vi be om ditt eksplisitte samtykke.

 

Hvordan beskytter vi opplysningene dine?

Vi jobber målrettet for å beskytte opplysningene dine mot uautorisert tilgang eller uautorisert endring, formidling eller ødeleggelse. Selv om vi prøver så godt vi kan å beskytte Boligmappas systemer og brukeropplysninger mot ondsinnede angrep og sikkerhetsbrudd, kan vi ikke garantere 100 % sikkerhet, grunnet stadig nye sikkerhetstrusler. Vi har sikkerhetstiltak, retningslinjer og kontrollsystemer på plass for å oppnå ønskelig sikkerhet. Som for eksempel:

  • Informasjonen er beskyttet under sending, ved overførsel og ved lagring. Kommunikasjon mellom deg og våre tjenere overføres via sikker SSL. Alle sensitive data lagres som krypterte data.
  • Vi vurderer jevnlig sikkerheten ved våre systemer og data.
  • Vi gir deg trygg tilgang til Boligmappa gjennom BankID. For mer informasjon om BankID, gå til bankid.no.
  • Vi begrenser tilgangen til personopplysninger til de som må ha informasjonen for å behandle den for oss, og som er underlagt strenge kontraktsmessige taushetsforpliktelser.

 

Hvordan sletter vi personopplysningene dine fra sikkerhetskopier og loggfiler?

Når du sletter kontoen fra Boligmappa, fjerner vi personopplysningene dine for godt fra våre sikkerhetskopier og arkiver etter 1 år. Vi lagrer ikke sikkerhetskopier lenger enn 1 år. Vi må lagre sikkerhetskopier, logger og dataarkiver i 1 år for å imøtekomme andre databevaringsforpliktelser, som for å håndtere kundeservicesaker, undersøke eventuelle sikkerhetsbrudd og overholde myndighetenes påbud eller juridiske forpliktelser. På sikkerhetskopier og andre systemgenererte loggfiler er opplysningene dine sikret mot og utilgjengelige for uautorisert tilgang. Ved naturkatastrofer (force majeure) eller lignende, kan det være at vi kjører en backup der dine data er inkludert. Vi fjerner dataen fra vårt produksjonsmiljø (live-system).

Vår driftspartner sikkerhetskopierer produksjonsmiljøet vårt. Sikkerhetskopiene befinner seg fysisk langt unna produksjonsmiljøet vårt, i samsvar med IKT-Norges standard. I henhold til avtalen med driftspartnerne våre sørger de for høy sikkerhet, inkludert fysisk sikkerhet, for sikkerhetskopier og produksjonsmiljø.

 

Retningslinjer for informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler – hva er det? Slik bruker vi informasjonskapsler (cookies)

 

Hvordan rapportere brudd på våre retningslinjer for personvern eller norske forskrifter?

Du kan kontakte Boligmappa hvis du har spørsmål om disse retningslinjene for personvern:

Boligmappa AS
Stensarmen 4
3112 Tønsberg

Telefon: 919 18 400 (08.00–16.00)

Du kan kontakte oss på kundeservice@boligmappa.no hvis du er misfornøyd med måten vi behandler personopplysningene dine på. Hvis ingen grep tas og du fremdeles mener at personopplysningene dine er behandlet på en måte som bryter med norske forskrifter, har du rett til å klage til en tilsynsmyndighet. Tilsynsmyndigheten i Norge er Datatilsynet (www.datatilsynet.no).